Zamanı daha etkin kullanarak öncelikleri belirleyip, doğru planlama yapabilmektir. Zaman, Yerine konması, geri döndürülmesi yenilenmesi, depolanması, satın alınması mümkün olmayan tek bir kaynaktır. Etkili Zaman yönetimi ise Zamanı mümkün olduğunca etkin ve etkili bir biçimde kullanma ve denetleme sistemidir. Vaktinizi etkili bir şekilde kullanmayı ne kadar iyi öğrenirseniz, bunu ilerleyen yaşlarda da uygulamanız ve başarılı olmanız mümkün oluyor.
İşte başarılı olmak için zamanı etkin kullanmanın 20 yolu
1. Bir takvim ya da takvim uygulaması kullanın
Her şeyi aklınızda tutmaya çalışmanız çok etkili bir yöntem olmayabilir. Bu yüzden başarılı insanlar genelde takvim, ajanda benzeri materyalleri kullanırlar. Mesela Googşe takvim bu konuda sizin için iyi bir başlangıç olabilir. Hem kullanımı herkese açık hemde önemli toplantılarınızı ve işlerinizi nok ettiğinizde size önceden mail atabiliyor.
2. Görev yönetimi tablosu oluşturun
Yapılacaklar listesi oluşturmak, zaman yönetimi açısında çok hayati bir önem ifade ediyor. Başlangıç için küçük, kullanılmış kağıtların arkasını bile değerlendirebilirsiniz. Tabii ki, sadece bu iş için ayrılmış bir defterinizin olması, sizin için daha iyi olacaktır.
3. Günlük 7 ile 9 saat arası bir zamanı uyumaya ayırın
Daha fazla eğlenmek ya da çalışmak için uykudan kesmek, kısa dönemli bir stratejidir. Eğer bu stratejiyi 20’li yaşlardan itibaren uygularsanız, ilerde işiniz daha da zorlaşır. Eğer yorgun olursanız, gün içinde daha fazla zamanda daha az iş yapabilirsiniz. Dolayısıyla, bedeninizin ihtiyacı olan uyku zamanına saygı göstermelisiniz.
4. Her hafta, kendinize bir haftalık değerlendirme yapın
Haftalık gözden geçirmeyi öğrenme, zaman yönetimi açısından çok kritik bir öneme sahiptir. Haftalık gözdne geçirme konsepti, Getting Things Done kitabının yazarı David Allen’a ait. Aşağıdaki adımları uygulayarak haftalık gözden geçirme yapabilirsiniz:
• Geçen haftaki programla sonraki haftanın programına birlikte bakın. Yapılan toplantıları, işleri gözden geçirin ve özel önem isteyen işlerinizi sıralayın.
• Maillerinizi gözden geçirin.
• Yıllık planlarınızı gözden geçirin ve gelecek hafta için bu amaçlara uygun işlerinizi sıralayın.
Bu alıştırma işlerinizi daha düzgün bir sıraya koymanıza ve sürprizlerle karşılaşmamanıza sebep olacaktır.
5. Her gün 4 saat verimli çalışma konusunda plan yapın
Her gün 8 saat standart çalışma zamanınız olabilir ancak verimli çalışmanız aslında daha düşüktür. Günün geri kalan kısmı, mail cevaplama, toplantılara katılma ve diğer işlerle geçiyor olabilir.
En önemlisi, yapacağınız işlerden en ciddi olanını, sabah en erken saate koymanız. Gün içinde yorulmadan bu işi halledebilirsiniz.
6. Aynı anda iki iş yapmayın
Aynı anda iki işi yapmaya çalışmak, zaman kaybetmekten başka bir işe yaramaz genellikle. Bunun yerine, sadece bir işe odaklanmanız halinde, daha üretken olabilirsiniz.
7. Yaratıcı düşünceler için gün için de zaman yaratın
Artık birçok şirket, elemanlarını yaratıcı düşünceler üretmesini istiyor. Müşterilerin ilgisiini çekceke bu yaratıcı fikirleri üretmek de tabii kolay olmuyor. Gün içinde bunu düşünebilmek içn ayrıca zaman yaratmaya kalkışmak da diğer bir sorun. Ancak, işinizin bitmesine bir saat kala, bu beyin fırtınasını yapabilirsiniz. Hem daha fazla yorulmamış olursunuz hem de yaratıcı fikirlerle yöneticilerinizin dikkatini çekebilirsiniz.
8. Adım adım ilerleyerek büyük projeleri bitirin
Büyük projeleri başarıyla sonlandırabilmek, tam anlamıyla zaman yönetimini uygulamaktan geçiyor. Projeyi parçalara ayırıp, belli zaman diliminde belli işleri yaparak başarıya ulaşabilirsiniz.
9. Günde maksimum 3 tane öncelikli iş belirleyin
Mesainiz başladığı zaman bir sürü işi yapmak için, listenize ekleyebilirsiniz. Ancak, planlanmayan telefon görüşmeleri, patronun istekleri ve işlerinizin uzaması sebebiyle bunların hepsini gerçekleştirmek mümkün olmayabilir. Bunun yerine, en önemli gördüğünüz 3 tane işinizi seçin ve bunları halletmeye çalışın. Zamanınız kalırsa, aklınızda olan başka işleri de halledebilirsiniz.
10. Etkili iş dağılımı yapmayı öğrenin
Etkili iş dağılımı yapmak, başarılı yöneticilerin en önemli özelliklerinden birisini oluşturur. Altınızda çalışan insanlara iyi bir dağılım yaparsanız, siz de kendi işinize odaklanabilirsiniz. Etkin ve etkili görev dağılımı için; işi tanımlama, yapacağınız kişiye bu işi açıklama ve sürekli bilgi isteme iyi bir yol olabilir.
11. Ev işlerini halledecek birilerini bulun
İş yerindeki görev dağılımının yanında, sizin kişisel işlerinizin bir şekilde halledilmesi ve sizin dikkatinizi dağıtmaması gerekiyor. Bunları da halledebilecek birilerini bulmak işinize yarayabilir.
12. Geçmişi, daha iyi olmak için gözden geçirin
Geçmişte yapılan hataları sürekli hatırlamak size bir şey kazandırmaz, hatta sürekli motivasyonunuzu bozarak sizin hayatta kaybetmenize bile sebep olabilir. Ancak geçmişten ders çıkarmaya uğraşırsanız, bu sizin işlerinizi kolaylaştıracaktır. Mesela, akıllı telefonunuzun şarjı sürekli bitiyorsa ve bu sizi zor durumda bıraktıysa, iş için bir şarj cihazı alarak bu sorunu kökten çözebilirsiniz.
13. Her görev için bir bitirme zamanı belirleyin
Kendinize her iş için bir süre tanımak, zaman yönetimi açısından çok önemlidir. Zamanında bitirilmeyen işler, sizi daha da kamçılayacaktır. Ancak patronunuz size bir iş için süre verdiyse bunu daha erken bitirmeye çalışın ki, gözden geçirecek zamanınız da olsun.
14. Yolda geçireceğiniz zamanları planlayın
Bir toplantıya yetişmek ya da bir işi halledip geri dönmek için, yolda geçirdiğiniz zaman çok önemlidir. Eğer tam olarak dışarıda geçireceğiniz zamanı bilmiyorsanız, bu sizde zaman yönetimi açısından sıkıntılar yaratabilir.
15. Kişisel dinlenme ve rahatlama zamanınızı ajandanıza ekleyin
Eğer bir şeyler başarmak istiyorsanız, bunun için kendinize de bazı özel zamanlar ayırmanız gerektiğini unutmayın. Bunu yoğun programınızda unutmamak için de en iyi formül ajandanıza özel zamanlar için notlar düşmektir.
16. Gün içerisinde dinlenme araları verin
Gün boyu sandalyede oturmanın sağlığınız açısından ne kadar zararlı olacağını bugün her yerde okuyabilirsiniz. Sağlığınızı ve dikkatinizi koruyabilmek için ara sıra 10’ar dakikalık aralar verebilirsiniz. Hatta bu aralarda streching gibi rahatlatıcı hareketler yapabilirsiniz.
17. Hayır demeyi öğrenin
Kariyerinizin başlangıcındaysanız her şeye evet deme isteğiniz oluşabilir. Ancak işlerinizi daha etkili yapabilmek için, yeni sorumluluklara bazen hayır cevabını vermeniz sizin içn daha doğru bir karar olabilir.
18. Zamanınızla alakalı kararlar verebilmek için önceliklerinizi belirleyin
Eğer aile ilişkilerine çok önem veriyorsanız, işlerinizi ve programınızı ailenize zaman ayırabileceğiniz şekilde ayarlamaya çalışın. Bu anlamda en iyi programı yapabilmek için, kendinizi tanımanızın ne kadar önemli olduğunu da unutmayın.
19. Yanlışlarınızı kabul edin ve işinizi yapmaya devam edin
Yanlışların üstünü örtmeye çalışmak, hayatta herkesin zamanını alan bir olgudur. Yanlışlarınızı kabul etmeniz halinde hayatta daha ileriye gidebilirsiniz. Çoğu yönetici yanlışları unutmaktan yana bir tavır takınır. Tabii bunun yanında bu yanlışların tekrarlanmaması için de bir çaba sarf etmek gerekebilir.
20. Hedeflerinize ulaşmak için kendinizi motive edin
Sadece bir şeyleri planlamak, onları gerçekleştireceğiniz anlamına gelmez. Çoğu zaman bunu yapabilmek için biraz da motivasyona ihtiyacınız olur. Bunu sağlamak için sürekli kendinize telkinlerde bulunabilirsiniz. Böylelikle, planlar hayata geçirilmiş olur.
Uplifers
Anahtar Kelimeler: Zaman Yönetimi , Etkili Zaman Yönetimi , Yöntemler
