Günlük yaşamlarında insanlar, yaşadıkları zamanın farkına varamamaktadırlar. Bununla birlikte zamanı fark etmek, etkili ve verimli bir şekilde kullanabilmek için onun iyi yönetilmesinin ön şart olduğuna vurgu yapılmaktadır. Bu durum, elindeki kısıtlı kaynaklarla örgütsel amaçları gerçekleştirmeye çalışan yöneticiler açısından, daha da kritik önem taşımaktadır. Zaman, yöneticilerin ihtiyaç duyduğu kaynakların başında yer almaya başlamıştır ve örgütün sahip olduğu kaynakları etkin ve verimli bir şekilde kullanma durumunda olan yöneticiler, zamanlarını da en etkin şekilde kullanma durumundadırlar.
Sözlük anlamı olarak zaman, bir işin, bir oluşun içinde geçtiği, geçeceği veya geçmekte olduğu süre, vakit şeklinde tanımlanmaktadır. Zaman, yaşantımızı meydana getiren olaylar dizisi olarak tanımlanabileceği gibi, duyu organlarımız tarafından art arda gelen birtakım olaylar neticesinde hissedilen, tarifi son derece güç olan bir tür algı şeklinde de ifade edilebilir.
Zaman; farklı ortam, kullanım ve varlıklara göre farklı isimlendirilip, farklı şekillerde sınıflandırılabilir:
• Objektif zaman, saatle ölçülebilen gerçek zamandır.
• Sübjektif zaman, hissedilen veya algılanan zamandır (kişinin saate bakmadan süreyi kısa veya uzun hissetmesi gibi).
• Yönetsel zaman, yöneticilerin operasyonel işler dışında yönetsel çalışmalara ayırdıkları zamandır.
• Örgütsel zaman, örgütün mal ve hizmet üretebilmesi için belirli bir süre içinde yerine getirmesi gereken işlevlere, personel ve makineler tarafından harcanan sürelerin toplamıdır.
• Var olma zamanı, insanın biyolojik ihtiyaçları (uyumak, yemek gibi) için ayırdığı zamandır.
• Çalışma zamanı, insan yaşamı için gerekli maddi imkânları kazanmak için fiilen yapılan çalışma, iş görme zamanıdır.
• Boş-Serbest zaman, bireyin hem kendisi, hem de başkaları için bütün zorunluluklarından veya bağlantılarından kurtulduğu ve kendi isteği ile seçeceği bir faaliyetle uğraşacağı zamandır.
Her yönetici, çalışma hayatında başarılı olabilmek için zaman kaynağını etkili bir şekilde kullanmak zorundadır. Zamanı iyi yönetmenin bireysel anlamda kariyeri daha iyi planlama ve geleceğe hazırlanma, daha fazla okuma ve öğrenme, yeni teknolojiyi ve gelişmeleri takip etme, aile ve diğer insanlara daha fazla zaman ayırma, dinlenme, eğlenme, düşünme, yeni fikirler yaratma ve yeni projeler başlatma gibi yararları bulunmaktadır. Örgütsel anlamda düşünüldüğünde ise, zamanın etkin kullanımıyla belirlenmiş bir zaman diliminde birden fazla ve hızlı iş yapabilme becerisine sahip olmaları nedeniyle yöneticilerin, çok sayıda iş gerçekleştirebilmeleri, örgütün birçok etkinliği başlangıç ve bitişleri arasındaki zamanın daraltılması sonucu, ürünün pazara sunulması ve üretiminde öncelik elde edebilmeleri mümkün olabilmektedir. Zaman yönetimi açısından önemli olan, her faaliyet alanına ayrılan zamanın kullanımı ve bir alandan diğerine ne kadar zaman tahsis edilebileceğinin saptanmasıdır. Bu çağdaş yönetim anlayışı sayesinde yöneticiler, daha iyi işler üretip, genel olarak olayları denetim altında tutabilir, ayrıca zamanlarını ve enerjilerini daha iyi ve verimli kullanabilirler. Yöneticilerin zamanlarını alan (ya da çalan), onların etkinliğini ve verimliliğini azaltan çeşitli zaman tuzakları söz konusudur. Bu zaman tuzakları kapsamında plansızlık, öncelikleri saptayamamak, yetki devretmemek, iletişimsizlik, işlerin ertelenmesi, astların zamanını yönetememe, organize olamama ve kesintiler sayılabilir. Yöneticilerin bu zaman tuzaklarına yönelik tutumları, diğer bir ifadeyle bu tuzakların farkında olmaları ve çözüm geliştirmeleri, zaman yönetimi konusundaki başarılarını ortaya koyacaktır
- Güne başlamadan önce gününüzü planlar mısınız?
-Hafta başında, her hafta için bir dizi amaçlar saptar mısınız?
-Her gün planlama için zaman harcar mısınız?
-Her gün kendiniz için birtakım amaçlar belirler misiniz?
-Her gün yapmak zorunda olduğunuz şeylerin bir listesini yapar mısınız?
-Günlük olarak yapmak zorunda olduğunuz faaliyetlerin programını yapar mısınız?
-Zamanınızı yapıcı olarak kullanır mısınız?
- Zamanınızı planlama konusunda kendinizi geliştirmeye ihtiyaç duyuyor musunuz?
-Genel olarak düşünüldüğünde, kendi zamanınızı kendiniz planlayabiliyor musunuz?
-Genellikle amaçlarınızın hepsini o hafta içinde başarabileceğinizi düşünür müsünüz?
- Normal bir iş gününde, örgüt işlerinden özel işlerinize zaman harcar mısınız?
- Fayda sağlamayan alışkanlıklara veya aktivitelere devam eder misiniz?
- Önemli bir raporun son teslim gününün önceki gecesi, hala onun üzerinde çalışır mısınız?
- Ziyaretçilere, gerektiğinden daha fazla zaman ayırır mısınız?
- Bir sonraki hafta için ne başarmak istediğiniz, net olarak belirgin mi?
- Çalışmalarınızı bitirmek için kendinize tarih saptar mısınız?
- Çok uğraş gerektiren işlere, en verimli zamanınızı programlar mısınız?
-Sizin için önemli tarihleri bir ajandaya (elektronik de olabilir) işler misiniz?
- Finansal veya faaliyet dönemleri için bir dizi amaç belirler misiniz?
- Boş zaman bulduğunuzda yapmak için kimi şeyleri yanınızda taşır mısınız?
- Önceliklerinizi belirleyip genel olarak ona uyar mısınız?
- Küçük kararları çabucak verebiliyor musunuz?
- İnsanlara hayır diyememekten sıkça rutin işlerinizi engelleyen işlerle uğraşır mısınız?
- Yapacak bir işiniz olmadığında, kendinizi uzun süre bekler durumda bulur musunuz?- Telefonda gereksiz yere zaman harcadığınız olur mu?
- Kimi toplantıların gereksiz yere yapıldığı fikrine kapılır mısınız?
- Zamanı etkin kullanmak için sekreterinizden verimli bir şekilde yararlanıyor musunuz?
Araştırmaya katılan yöneticilerin ifadelere yönelik genel değerlendirmeleri incelendiğinde, toplantıların gereksiz yere yapıldığı fikrine en yüksek ortalamayla katıldıkları tespit edilmiştir ki bu ifade, zaman tuzakları alt boyutuyla ilgilidir. Birçok toplantının herkesin çok fazla zamanını aldığı ve çoğunun da pratik sebeplerden değil, geleneksel nedenlerden yapıldığı, ayrıca yeterli verimi sağlamadığı düşünülmektedir. Bu kapsamda toplantı planlamasının ve toplantıda ele alınacak konuların dikkatlice belirlenmesinin, katılımcı sayısının sınırlandırılmasının ve kesintiye uğramaması konusunda titizlik gösterilmesinin yardımcı olabileceği ifade edilebilir. Yöneticiler hem küçük kararları çabuk verdiklerini, hem de zamanlarını yapıcı kullandıklarını yüksek ortalamalarla ifade etmişlerdir. Elde edilen bulgulardan, yöneticilerin zaman tutumlarının olumlu olduğu düşünülebilir.
Genel olarak ifadelere katılımlar düşünüldüğünde, incelenen işletmelerde görev yapan yöneticilerin zaman yönetimi bilincine sahip oldukları ve zamanı etkili kullanma konusunda çaba harcadıkları, bununla birlikte zaman yönetimi konusunda çeşitli güçlüklerle karşılaştıkları ifade edilebilir. Sahip olunan zamanı verimli bir şekilde kullanıp kullanmamak büyük ölçüde insanların kendi ellerindedir. Zamanı bir yerde durdurmak ve tekrar başlatmak gibi bir lükse sahip olunmadığına göre insanların yapmaları gereken şey, durdurulamayan ve akıp giden zamanı, kendileri ve içinde faaliyet gösterdikleri örgütleri için optimum şekilde değerlendirmeye çalışmaktır. Bunu başarabilmek için ilk önce karşılaşılan zaman tuzakları tespit edilmeli ve azaltılmalıdır. Ancak bu zaman tuzaklarıyla mücadele etmek demek, “zamanın insanı değil, insanın zamanı yönetmesi” demektir. Bu sonuca erişebilmek ise büyük bir irade ve kararlılık gerektirir. Kararlılık göstermek, zaman yönetimi için çok önemlidir. Bunun için yapılması gereken; zamanın nasıl kullanıldığının gözlemlenmesi, gözlemlerinde zaman kullanımı ile ilgili öngörülerle karşılaştırılmasıdır. Bu yöntemle elde edilecek verilerin ışığında, değiştirilmesi gereken alışkanlıklar değiştirilebilir ve zaman tuzakları pasifize edilebilir. Telefon görüşmeleri, kırtasiyecilik, ziyaretçiler, erteleme istekleri gibi zaman tuzakları ile mücadele edilebiliyorsa yani söz konusu tuzaklar kontrol altında tutulabiliyorsa iş yaşamının etkinliği de yüksek olacaktır. Zaman tuzaklarına düşmeyen ve zamanı verimli kullanma tekniklerini bilen yöneticiler, zamanın hâkimiyetinden kurtulabilen yöneticilerdir.
Zamanı hâkimiyetlerine alabilen yöneticiler; stratejik ve önemli konularla ilgili olarak öğrenme, düşünme ve icraata daha fazla zaman ayırabilecekleri için zaman yönetimi ideal şartlara çok yaklaşacaktır. Bu da örgütsel başarı ve etkinlik için en büyük engellerden birinin aşılması demektir.
